Wo ist die endgültige Fassung des Artikels und wurde der Vertrag schon eingereicht? Jeder Tag im Büro ist mit diesen oder ähnlichen Problemen verbunden, die wertvolle Arbeitszeit kosten. Insgesamt rund zwei Stunden am Tag – das geht aus einer Studie hervor, die Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions durchgeführt hat und die 1.000 deutsche Büroangestellte zum Auffinden und Speichern von Dateien befragt hat. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass einige Büros noch immer auf Papier arbeiten, obwohl die Digitalisierung zunimmt.
Gegenüber dem herkömmlichen Dokumentenmanagement bietet die digitale Dokumentenverwaltung in der Cloud enorme Vorteile. Hier erfahren Sie, welche.
Sicheres Dokumentenmanagement in der Cloud
In der Cloud gibt es keine Papierstapel, kein Scannen und keine Versionskontrolle mehr, keine Ordner voller Ausdrucke, keine Notwendigkeit zum Lochen und Heften, keine Suche mehr nach wichtigen Dokumenten.
Klingt dies nach einem absoluten Traum, nicht nur nach einem täglichen Bedarf, kann die Dokumentenverwaltung in der Cloud eine interessante Anwendung sein. Die digitale Archivierung und Speicherung von Dateien ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatanwender von Interesse. Bringen Sie das System beispielsweise in eine Steuererklärung, archivieren Sie es oder finden Sie einzelne Belege schneller.
Was ist eine Dateiverwaltungssoftware genau?
Document Management Software (DMS) ist ein Programm, das die digitale Dokumentenverwaltung unterstützt. Der Funktionalität dieser digitalen Dateien ist in den letzten Jahren nicht nur aufgrund der gestiegenen Nachfrage viel zugestoßen.
Anfangs mussten digitale Dokumente mühsam markiert und gespeichert werden, nun können moderne Programme mithilfe der Texterkennung den Dokumentinhalt in Sekunden erfassen. Darüber hinaus können sie dem Dokument automatisch bestimmte Informationen wie Schlüsselwörter bereitstellen. Als sogenannte Digital-Workplace-Lösung übernimmt Dokumentenmanagement-Software viele der bisherigen analogen Aufgaben und entlastet die Mitarbeiter.
Informationen verwalten? Nur mit System!
Die ordnungsgemäße Verarbeitung von Daten und der schnelle, nahtlose Zugriff auf Informationen waren schon immer wichtige Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Dies wird jedoch in Zukunft noch wichtiger, insbesondere wenn Unternehmen häufig digitale Änderungen vornehmen und per E-Mail kommunizieren. Da die vom Unternehmen generierte Datenmenge weiter zunimmt und es keinen zentralen Speicher gibt, ist es schwierig, langfristig den Überblick zu behalten.
Dies kann mit einem Digital Document Management System (DMS) gelöst werden, das die einheitliche und übersichtliche Verwaltung aller Dokumente des Unternehmens unterstützt, sofern alle Dokumente digitalisiert werden.
Auf diese Weise kann nicht nur Papier gespart und die Kosteneffizienz gesteigert, sondern auch die Effizienz insgesamt verbessert werden. Mit der Einführung von DMS ist es der digitale Speicherort für alle Dokumente und die zentrale Anlaufstelle für die Dokumentensuche. Bei der Volltexterkennung werden in der Regel alle Dokumente vom System erfasst und lassen sich dann wesentlich leichter durchsuchen.
Informationen können schnell gefunden werden und die Suchzeit wird erheblich verkürzt. Cloud-Lösungen bieten außerdem den Vorteil, dass auf Dokumente jederzeit von einer Vielzahl von Endgeräten aus und überall zugegriffen werden kann.
Hier kommt DMS zum Einsatz
Die Einsatzgebiete von DMS sind vielfältig. Die Anwendung von Dokumentenmanagement-Lösungen ist in einer Vielzahl von Bereichen sinnvoll, von denen beispielsweise Abteilungen wie Rechnungswesen oder Vertragsmanagement besonders profitieren können.
Die Letztgenannten müssen einen Genehmigungsvertrag nicht mehr ausdrucken und anschließend per interner Post an jeden Genehmigenden senden, sondern können den Genehmigungsprozess problemlos von DMS aus starten und alle Betroffenen per kurzer Mitteilung benachrichtigt.
Wenn noch eine Änderungsanforderung vorhanden ist, kann jeder Änderungen direkt am Dokument vornehmen und hat sogar Zugriff auf Kunden, die explizite Dokumente im System haben. Die Datei kann jeweils nur von einer Person bearbeitet werden, sodass keine Überlappung auftritt und jeder die neueste Version erhalten kann.
Dies verbessert die Zusammenarbeit, rationalisiert Prozesse, verringert manuelle Arbeitsschritte und reduziert Arbeitsaufwand und Kosten.
Dateiverwaltung und Dateisicherheit: Beides ist möglich
Flexibler Dokumentenzugriff ist die eine Sache und Dokumentensicherheit ist eine ganz andere. Wie bei der analogen Dokumentenverwaltung sind einige Dokumente nur für bestimmte Personen in der digitalen Verwaltung reserviert. Je nach Sicherheitsstufe (öffentlich, intern, vertraulich oder streng vertraulich) stehen einige Daten möglicherweise nur bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung.
Die integrierte Rechteverwaltung im DMS garantiert dies. Funktionen wie die automatische Versionskontrolle und der Audit-Trail stellen außerdem sicher, dass Änderungen an Dokumenten nahtlos nachverfolgt werden können.
Diese Vorteile bringt die Dokumentenverwaltung in der Cloud
Die Einführung eines Dateiverwaltungssystems ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Sie können die Redundanz von Dateien reduzieren und ein komplexes System klarer abbilden, insbesondere durch die Verknüpfung mit anderen digitalen Lösungen (wie DATEV oder SAP), also durch die Verbindung mit vorhandenen Softwarelösungen. Diese digitale Verbindung schont so die wertvollste Ressource im Unternehmen: Zeit.
Dateiverwaltung in der Cloud bietet außerdem den Vorteil, Dokumente oder Informationen über mehrere Geräte hinweg synchronisieren zu können. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Datei auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer bearbeiten und speichern. Diese Art der Dokumentenverwaltung vereinfacht auch den geschäftlichen und privaten Zugriff auf bestimmte Dokumente unterwegs erheblich, da die Cloud DMS und jede elektronische Datei und jede Information unabhängig vom Standort ermöglicht.
Die Übertragung von Rechten bietet die volle Kontrolle
Um Dateien trotz Gerätenutzung und uneingeschränktem Zugriff zu schützen, erfordert eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung nicht nur eine sichere Verschlüsselung, sondern auch eine sorgfältige Zuweisung von Berechtigungen.
Mithilfe von Überwachungsprotokollen (auch als Audit Trail oder Verlauf bezeichnet) in Softwarelösungen können Sie verfolgen, wer wann Änderungen an Dateien vorgenommen hat. Auf diese Weise hat das Unternehmen stets Revisionssicherheit und im schlimmsten Fall kann das Unternehmen die Änderungen überarbeiten und gezielte Tests und Korrekturmaßnahmen durchführen. TeamDrive speichert alle relevanten Aktivitäten (Dateispeicher) des Speicherplatzes, beispielsweise in unveränderlichen Protokolldateien.
Wenn ein Benutzer mit Berechtigungen die von ihm verwendeten Dateien und Geräte ändert, speichert TeamDrive diese. Sie können diese Transaktionsprotokolldatei später nicht mehr ändern, daher ist sie vollständig manipulationssicher.
Effektive Archivierung mit DMS in der Cloud
Die DMS-Software ist auch ideal für die Langzeitspeicherung von Dateien in der Cloud. Elektronisch gesehen können Sie Dateien nicht nur sicher speichern und nachverfolgen, sondern sie gegebenenfalls auch automatisch löschen. Dies ist beispielsweise für Protokolldateien oder Steuerdaten hilfreich, die innerhalb eines definierten Zeitraums archiviert werden müssen und andere Löschverpflichtungen haben.
In TeamDrive können Sie für jeden Bereich ein beliebiges Zeitlimit festlegen. Die Daten werden nach Erreichen des Zeitlimits automatisch gelöscht. Daher ist TeamDrive vollständig GoBD-kompatibel. Im Gegensatz zur analogen Dokumentenverwaltung können auf diese Weise gesetzliche Anforderungen einfach und automatisch erfüllt werden.
Fazit
Die Cloud-basierte Dokumentenverwaltung vereinfacht das Gesamtmanagement und trägt dazu bei, die täglichen Prozesse und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit effektiver und transparenter zu gestalten. Dies bedeutet, dass wichtige Zeitressourcen nicht länger als nötig von der Dokumentensuche und -speicherung blockiert werden. Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenverwaltungssystem trägt auch dazu bei, die gesamte digitale Transformation des Unternehmens voranzutreiben.