Für die Sammlung verschiedenster Unterlagen, die sich im Laufe der Zeit ansammeln, gibt es bis jetzt keine entsprechenden Vorschriften. Noch immer existieren wesentliche Unterschiede zwischen Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Privatpersonen.
Welchen Aufbewahrungspflichten Gewerbetreibende unterliegen, ist vielen oft nicht bewusst, da sie unbeabsichtigt Dokumente entsorgen, die sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigen. Wenn Regeln nicht befolgt werden, können unvorhergesehene Schwierigkeiten auftreten. Wir sagen Ihnen, welche Fristen Sie einhalten müssen, wenn Sie Ihre Dokumente und Rechnungen rechtskonform ablegen möchten.
Grundsätzlich sind Gewerbetreibende dazu angehalten ihre kaufmännischen Unterlagen mindestens sechs, besser noch zehn Jahre aufzubewahren. Dies besagt die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, die den Abgabeordnungen unterliegt.
Ein Indikator für die Aufbewahrungspflicht von Akten ist der erwirtschaftete Gewinn eines jeweiligen Unternehmens. Macht ein Unternehmen über 500.000 CHF Umsatz in einem Jahr oder erzielt er mehr Gewinn als 50.000 CHF, so ist er verpflichtet, eine ordnungsgemässe Buchführung zu gewährleisten.
Mit dem Ende des Kalenderjahres startet die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die von Ihnen erhaltenen Daten. Die Fristen verlängern sich automatisch, wenn die Dokumente steuerrelevant sind. Folgende Unterlagen müssen im Zusammenhang mit § 147 AO archiviert werden: Inventar, Bücher und Aufzeichnungen, Lageberichte, Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Eröffnungsbilanzen, Organisationsunterlagen, Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Zollunterlagen sowie weitere, für die Steuer relevante Unterlagen.
Alle Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Ausgenommen sind lediglich Handels- und Geschäftsbriefe, die im Gegensatz nur sechs Jahre lang sichergestellt werden müssen. Rechnungen sind von Gewerbetreibenden zehn Jahre lang aufzubewahren, da sie zu den substantiellsten Unterlagen in der Buchhaltung einer Firma zählen. Anhand dieser Rechnungen können Sie dokumentieren welche Umsätze Sie erwirtschaftet haben.
Für die Aufbewahrung der Unterlagen ist jeder im Unternehmen selbstverantwortlich. Bei einer Ablagedauer von zehn Jahren wird die Menge an Dokumenten schnell unüberschaubar. Aus diesem Grund ist eine platzsparende Archivierung ratsam, wie unter anderem die digitale Ablage. Ausschlaggebend hierbei ist die rasche Auffindung sämtlicher Akten, die archiviert wurden, um jederzeit Einsicht zu erhalten. Auf Thermopapier gedruckte Kopien der Daten halten sich lange und können problemlos zusammen mit den Originalen aufbewahrt werden. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sollten immer im Original vorliegen, während Rechnungen, Handel- oder Geschäftsbriefe auch als Kopie ausreichen.
Steuerliche Nachteile entstehen Ihnen, wenn Sie die Archivierungsforderungen nicht einhalten. Sollte das Finanzamt Unterlagen einfordern, die Sie nicht sichergestellt haben, nimmt es eigene Schätzungen vor. Strafen durch Ordnungswidrigkeiten sind nicht zu erwarten.
Anders zu bewerten sind Delikte, wie Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftaten. Sie sollten stets in der Lage sein diese Gesetzesverstöße anhand von originalen Unterlagen zu widerlegen. Anderenfalls könnten Ihnen Geldstrafen, Geldbußen oder im ungünstigsten Fall Freiheitsstrafen drohen.
Handeln Sie als Gewerbetreibender gesetzeskonform, brauchen Sie keine Konsequenzen zu erwarten. Für weitere Informationen wenden Sie sich an einen Steuerberater oder informieren Sie sich aus zuverlässigen Quellen im Internet.
