Der Alltag – sowohl privat als auch beruflich – in der Corona-Krise zwingt uns oft dazu, unsere Kommunikation per Videokonferenz zu führen. Über die diversen Anbieter haben wir Sie bereits an anderer Stelle informiert. Es ist egal, für welchen davon Sie sich letztlich entschieden haben: Kennen Sie darüber hinaus die allgemeinen “Do’s” und “Don’ts” beim virtuellen Reden von Angesicht zu Angesicht? Wir liefern Ihnen einige hilfreiche Tipps und Tricks, wie die Besprechung gelingt, im nachfolgend Videokonferenz Guide.
Videokonferenz Guide: Die Do’s
1. Nehmen Sie sich Zeit
Im hektischen Büroalltag vergessen wir gerne, dass auch Smalltalk mit zum guten Ton gehört. Dafür sollte immer Platz sein, auch in der Videokonferenz. Natürlich lassen wir dabei nicht ganz ausser Acht, früher oder später zum Thema zurückzukehren, also auf den Punkt zu kommen. Oft tun sich aus dem abschweifenden Plausch geeignete Überleitungen auf.
Nebenbei hat der kurze “Kaffeeklatsch” den positiven Effekt, die Stimmung aufzulockern. Eingangs angewendet, kann er also auch für die Einleitung in ernstere Themen dienen. Übrigens sorgt ein richtig platzierter Witz oft dafür, kritische Situationen zu entschärfen.
2. Blickkontakt
Aus dem persönlichen Gespräch wissen Sie vermutlich längst, dass es unhöflich daherkommt, sein Gegenüber während dem Reden nicht anzusehen. Dasselbe gilt auch für die Teilnehmer von Videokonferenzen, nur dass das Auge Ihre Webcam oder beispielsweise im Laptop oder Handy integrierte Kamera ist.
2.1 Bitte lächeln!
Der Punkt unseres Videokonferenz Guide fällt noch unter den Blickkontakt. Gerade beim Video-Chat vergessen wir nämlich oft, dass unser Gesprächspartner uns permanent sehen kann. Wer also mit grimmiger Miene hinter seinem Monitor hockt, verschreckt gegebenenfalls die anderen Teilnehmer. Natürlich müssen Sie kein “künstliches Dauergrinsen” aufsetzen. Bleiben Sie einfach möglichst natürlich.
3. Kamera an!
Eigentlich sollte dieser Punkt ganz weit oben stehen. Lädt man Sie zu einer Videokonferenz ein und andere Teilnehmer aktivieren ihre Kameras, ist es angebracht, dasselbe zu tun. Quit pro Quo lautet die Devise: Ist es Ihnen erlaubt, die Anderen zu sehen, kommt damit in der Regel eine entsprechende Erwartungshaltung einher.
4. Einen Beitrag leisten
Es wird einen guten Grund haben, aus dem Sie Teilnehmer einer Videokonferenz sind. Die Teilnahme beinhaltet also meistens nicht nur blosse Anwesenheit. Selbst, wenn Sie eher passiver Beobachter sind, bringen Sie sich ein wenig ins Gespräch ein. Manchmal genügt dafür schon die freundliche Begrüssung und am Ende Verabschiedung aller anderen Mitglieder. Während des Gesprächs zeichnen sich bestätigende Laute und Gesten (Kopfnicken) aus.
5. Professionalität
Das Umfeld für die Videokonferenz sollte dem Sachverhalt angepasst sein. Für den privaten Chat ist es nicht zwangsläufig nötig, aus seinem Schlafanzug zu hüpfen. Beim geschäftlichen Kontakt hingegen kleidet sich der versierte Viodeokonferenzer so, wie die Kollegen es aus dem normalen Geschäftsbetrieb kennen. Ein angemessener Stil gilt ebenso für den Hintergrund. Wer die Möglichkeit hat (z.B. mit dem Laptop), sucht sich mobil einen geeigneten Platz oder zumindest eine “ruhige Ecke”. Das Homeoffice sollte sich bestenfalls vom Wohnzimmer abheben.
Videokonferenz Guide: Die Don’ts
1. Jetzt rede ich!
Wie im persönlichen Gespräch ist es auch für die Videokonferenz unerlässlich, jeden Gesprächspartner ausreden zu lassen. Es gilt ausserdem, jeden entsprechend zu Wort kommen zu lassen, sofern der/diejenige einen Beitrag leisten möchte. Manchmal erweist sich die Kommunikation mit sogenannten Vielrednern als wahre Herausforderung. Da ist es durchaus angebracht, ins Gespräch einzugreifen – allerdings auf solide und sanfte Art und Weise.
2. Ich habe Besseres zu tun…
Sobald Sie in einer Videokonferenz sind, gibt es nichts Wichtigeres – und zwar genau für die Dauer der Besprechung. Behalten Sie im Hinterkopf, dass die Gesprächspartner Sie nach wie vor sehen. Wenn Sie sich nebenbei mit anderen Dingen beschäftigen, kommt das nicht gut an und zählt als respektlos. Kommt beispielsweise ein dringender Anruf dazwischen, teilen Sie den Sachverhalt den Anderen mit. Wenn Sie unbedingt nebenbei mit anderen Personen (z.B. im eigenen Haushalt) sprechen müssen, schalten Sie das Mikrofon kurz auf stumm und die Übertragung Ihres Bildes ab.
3. Schuldzuweisungen
Vielleicht entbrennt in Ihrer Konferenz eine rege Diskussion oder gar ein Streit. Obwohl man im Homeoffice in seiner “Komfortzone” ist und dazu verleitet sein mag, ist das trotzdem kein Grund, persönlich zu werden. Es nutzt Niemandem, per Video einen Schuldigen zu suchen oder mit dem Finger auf jemanden zu zeigen. Gerade bei mehreren Teilnehmern bietet es sich stattdessen an, im Teamwork gemeinsam nach einer Lösung zu suchen.
4. Ich fang dann schon mal an…
Das gehört sich bei Tisch nicht und es zählt ebenso bei Videokonferenzen. Die Rede ist davon, die Besprechung nicht zu beginnen, ehe alle erforderlichen Teilnehmer tatsächlich anwesend sind. Auch per Video kann es vorkommen, dass Personen sich verspäten. Auch technische Probleme können auftreten. Wer diesen Punkt berücksichtigt, hat noch dazu den Vorteil, bereits Gesagtes nicht unnötig wiederholen zu müssen.
5. Zu viel des “Guten”
Hier gilt es, den sogenannten Mittelweg zu finden. Videokonferenzen sind durchaus sehr praktisch, das heisst jedoch nicht zwangsläufig, dass sie auch das bevorzugte Medium aller Gesprächspartner darstellen. Mehrere Besprechungen an einem Tag oder binnen kürzester Zeit können ganz schön an den Nerven zehren. Gönnen Sie Ihren Kollegen oder Angestellten auch mal eine Pause. Dasselbe gilt übrigens auch für die Dauer einer einzelnen Videokonferenz. Zieht sich diese immer weiter in die Länge, wird oft deutlich, dass die Effizienz im Gesprächsverlauf sinkt.
Videokonferenz Guide: Fazit
Im Grunde lassen sich alle Do’s und Don’ts jeweils so auslegen, dass sie im Umkehrschluss neue “Leitlinien” ergeben. Das heisst, aus einem “lieber nicht” wird bei Beherzigung ganz schnell ein “So ist es gut”.
Die Besprechungen per Videokonferenz abzuhalten, bietet grosse Vorteile. Um in ihren Genuss zu kommen, gilt es jedoch, sich ein paar der Qualitätsmassstäbe zu Herzen zu nehmen. Übrigens lassen sich nahezu alle allgemeinen Gesprächsregeln, die wir kennen, 1:1 auch für Videokonferenzen umsetzen. So ist zum Beispiel die Erstellung eines Gesprächsleitfaden sinnvoll, um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Auch bieten viele Software-Vertreter Möglichkeiten zur Protokollierung von Videokonferenzen.