Richtige Dokumentenarchivierung für Gewerbetreibende
Bei einer erfolgreichen Unternehmensführung sammeln sich im Laufe der Zeit verschiedenste Unterlagen und Dokumente an, für deren steuerlich korrekte Aufbewahrung unterschiedliche Fristen gelten.
Gravierende Unterschiede in der Handhabung der Dokumente zwischen Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Privatpersonen führen dazu, dass Dokumente häufig nicht einwandfrei archiviert werden.
Gewerbetreibenden ist oftmals nicht bewusst, welchen Aufbewahrungspflichten sie für die angefertigten Dokumentationen unterliegen. Unbeabsichtigt werden deshalb manchmal Dokumente entsorgt, die zu einem späteren Zeitpunkt jedoch noch benötigt werden. Werden die bislang undurchsichtigen Regeln zur Dokumentenarchivierung nicht befolgt, können vermeidbare Schwierigkeiten auftreten.
Welche Fristen gelten für eine rechtskonforme Ablage?
Gewerbetreibende sind grundsätzlich dazu angehalten, ihre kaufmännischen Unterlagen bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies regelt die der Abgabeordnung unterliegende Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.
Der erwirtschaftete Gewinn eines Unternehmens ist ein bedeutsamer Indikator für die Aufbewahrungspflicht von Akten: wird in einem Jahr ein Umsatz von über 500.000 CHF bzw. mehr Gewinn als 50.000 CHF erzielt, so besteht die rechtliche Verpflichtung zu einer ordnungsgemäßen Buchführung.
Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen regelt § 147 der Abgabenordnung (AO). Er verlangt die richtige Archivierung steuerrelevanter Unterlagen.
Dazu gehören unter anderem Kontoauszüge, Inventarlisten, Geschäftsbücher, weitere Bücher und Aufzeichnungen, Kassen- und Lageberichte, Jahresabschlüsse mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnungen, Eröffnungsbilanzen, Organisationsunterlagen, Buchungsbelege wie Ausgangs- oder Eingangsrechnungen, Quittungen und Kassenzettel oder auch Kredit-, Steuer und Zollunterlagen sowie Prozessakten. All diese steuerrelevanten Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Aufzählung ist nicht abschließend, weitere für die Steuer relevante Unterlagen müssen daneben ebenfalls aufbewahrt werden.
Den Rechnungen kommt bei der Aufbewahrung eine besondere Bedeutung zu. Auch sie sind für die Dauer von zehn Jahren zu aufzubewahren, da sie zu den elementaren Unterlagen der Buchhaltung eines Unternehmens zählen. Sie dienen der Dokumentation des erwirtschafteten Umsatzes.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Daten startet in diesen Zusammenhang mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Gewinn erzielt wurde. Sofern die Dokumente steuerrelevant sind, verlängern sich die gesetzlichen Fristen automatisch je nach Erstellungsdatum. Für Jahresabschlüsse und Bilanzen, Lageberichte und Inventare ist damit auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen. Wenn beispielsweise der Jahresabschluss zwei Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt wurde, läuft die Zehnjahresfrist für die Archivierung erst ab dem Ende des Erstellungsjahres. Für Verträge dagegen beginnt die Archivierungsfrist erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Die zehnjährige Frist zur Aufbewahrung gilt zudem allein unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bereits Bestandskraft erlangt haben. Dies ist der Fall, wenn nicht innerhalb von einem Monat nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt wurde, wenn der ergangene Steuerbescheid nicht vorläufig ist und nicht dem Vorbehalt der Nachprüfung untersteht.
Ausgenommen von dieser Zehnjahresfrist ist die Handels- und Geschäftskorrespondenz. Diese Unterlagen und Briefe müssen nur sechs Jahre lang archiviert werden. Dazu gehören zum Beispiel Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, abgelaufene Versicherungspolicen, Betriebsprüfungs- und Finanzberichte, Jahresabschlusserklärungen, Angebote mit einer Auftragsfolge, Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen, Kalkulations- und Exportunterlagen, Lohnkonten, Mahnbescheide und Geschenknachweise.
Doch auch bei Gewinnerzielung aus Vermietung oder Verpachtung und aus Kapitalvermögen gelten je nach Höhe des Gewinns Aufbewahrungsfristen von bis zu sechs Jahren.
Unabhängig vom Einkommen des Steuerzahlers gilt für Rechnungen über Bauleistungen auf einem Grundstück darüber hinaus, dass diese Rechnungen für Arbeiten oder Dienstleistungen zwei Jahre lang aufzubewahren sind. Baurechnungen enthalten häufig auch einen Hinweis zu dieser Frist. Alle einer Gewährleistungspflicht unterliegenden handwerklichen Dienstleistungen müssen ebenfalls für eine Dauer von fünf Jahren archiviert werden.
Papiere wie abgelaufene Kalender, Arbeits- und Fahrberichte oder auch Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben sowie Halbjahresbilanzen sind nicht aufbewahrungspflichtig und können spätestens nach Ablauf des Geschäftsjahres entsorgt werden.
Auch private Rechnungen oder Belege zur Erstellung der Einkommensteuererklärung müssen grundsätzlich nicht langfristig archiviert werden. Dennoch empfiehlt es sich, diese Unterlagen nicht bedenkenlos zu entsorgen, sondern zumindest bis zur Erstellung des Steuerbescheides warten und auch, bis dieser überprüft wurde und Bestandskraft erlangt hat. Neben allen steuerlichen Aspekten lohnt es sich, Quittungen oder Rechnungen auch in eigenem Interesse aufzubewahren. Diese Belege dienen im Streitfall der Durchsetzung von Verjährungsfristen, Gewährleistungsrechten oder Garantien.
Wer muss sich um die Dokumentation kümmern und wie archiviert man sinnvoll?
Die Verantwortlichkeit für die richtige Dokumentenarchivierung trägt grundsätzlich die gewerbetreibende Person. Gegebenenfalls müssen Beschäftigte mit den Regelungen vertraut gemacht werden, damit nicht versehentlich oder unwissentlich Unterlagen entsorgt werden, die den unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Besonders wichtig ist aber nicht nur das bloße Sammeln aller Dokumente, sondern dass im Bedarfsfall sämtliche wesentlichen Akten zur Einsicht zügig aufgefunden werden können. Die lange Archivierungsdauer von zehn Jahren kann aber dazu führen, dass die Menge an Belegen im Laufe der Zeit unüberschaubar wird.
Daher ist eine platzsparende Archivierung ratsam, zum Beispiel im Rahmen einer digitalen Speicherlösung. Dies erleichtert auch die sehr schnelle Suche bestimmter Unterlagen, z.B. in Form von Stichworten, und ist kostengünstiger als die Papierablage, die die Lagerung in Räumen erfordert. Seitens der Finanzbehörden werden Rechnungen und Belege auch in elektronischer Form akzeptiert. Inzwischen empfehlen die Behörden zum Teil sogar ausdrücklich, Unterlagen vornehmlich elektronisch einzureichen. Für manche Belege gilt dies sogar als Pflicht.
Voraussetzung für die sichere und richtige elektronische Speicherung ist, dass die Dateien technisch nicht verändert werden. Zudem müssen einzeln erstellte Aufzeichnungen auch einzeln abrufbar sein und nicht in Form von Sammeldokumentationen.
Es gibt aber neben dem digitalen Weg auch noch weitere Möglichkeiten, Dokumente dauerhaft zu sichern: Originalbelege auf Thermokopierpapier (beispielsweise übliche Kassenbelege, Rechnungen von Einkäufen, vom Tanken oder auch Faxsendungen) werden mit der Zeit durch ausbleichende Farbe unkenntlich. Wenn diese Belege steuerrelevant sind, müssen sie kopiert und zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.
Wie auch letztlich die Sicherung erfolgt: alle Unterlagen müssen für die gesamte Zeit der Aufbewahrung lesbar und jederzeit abrufbar bleiben.
Wichtige Urkunden und Verträgen, die z.B. gerichtlich noch relevant werden könnten, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer aus Sicherheitsgründen weiterhin noch im Original aufbewahren. Manche Dokumente werden von Gerichten und Behörden auch nur in Papierform akzeptiert. Dies betrifft zum Beispiel Bürgschaftserklärungen, Gerichtsurteile und notarielle Beglaubigungen. Sie sind durch Prägungen und Siegel extra gesichert. Solche Dokumente sind nur dann gültig, wenn sie mit allen Siegeln, Wasserzeichen, Schnüren oder Nieten vorliegen, die bei der Ausstellung vorhanden gewesen sind. Auch Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sollten immer im Original vorliegen, während Rechnungen, Handels- oder Geschäftsbriefe auch als Kopie ausreichen.
Was passiert im Fall des Verstoßes gegen die rechtlichen Erfordernisse?
Als problematisch erweisen sich im Falle einer falschen Archivierung die sich daraus ergebenden steuerlichen Nachteile. Das gleiche gilt für die Nichteinhaltung der gesetzlichen Regelungen.
Eine mangelnde oder fehlende Archivierung der Unterlagen begründet zwar keine Ordnungswidrigkeit, insofern sind keine Strafen zu erwarten. Doch fordert das Finanzamt Unterlagen von Ihnen ein, die nicht ordnungsgemäß sichergestellt wurden oder nicht mehr lesbar bzw. auffindbar sind, werden Schätzungen vorgenommen, die zu Ihrem Nachteil ausfallen können.
Anders zu bewerten sind Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftaten. Diese Delikte führen zu Geldstrafen oder schlimmstenfalls Freiheitsstrafen. Ein Unternehmen sollte deshalb immer in der Lage sein, den etwaigen Vorwurf von Gesetzesverstößen durch die Vorlage von Unterlagen zu widerlegen.
Sofern Gewerbetreibende sich gesetzeskonform verhalten und unter anderem die richtige Ablagefrist und Speicherform für die entsprechenden Dokumente wählen, ergeben sich keine negativen Konsequenzen.
Weitere Informationen halten Steuerberaterinnen und Steuerberater für Sie bereit.