Da das Coronavirus weltweit für notwendige Massnahmen sorgt, ist auch die Arbeitswelt massiv betroffen. Dort wo es möglich ist, richtet man es ein, dass die Arbeitnehmer ihre Tätigkeiten aus dem Home- Office heraus bewerkstelligen können und gar nicht erst den Arbeitsplatz aufsuchen.
Durch Social Distancing Infektionsketten unterbrechen
Es geht darum, Infektionsketten zu unterbrechen und die Kontakte zu anderen Menschen auf ein Minimum herunterzufahren, genannt Social Distancing. Dadurch soll die Zahl der Ansteckungen in einem kurzen Zeitabstand verringert werden, sodass das Gesundheitssystem die Behandlungsbedürftigen angemessen und umfassend versorgen kann. Für Arbeitnehmer bedeutet das nach Möglichkeit den Umzug des Arbeitsplatzes in die eigenen vier Wände- also das Home- Office.
Damit verbunden sind rechtliche Fragen und Schwierigkeiten, zum Beispiel die Frage bezüglich des Datenschutzes. Zuhause können die Daten im Regelfall nicht so gesichert werden, wie das am Standort des Unternehmens der Fall ist. Zudem kann durch die Einsicht Dritter auf die Daten die Sicherheit generell herabgesetzt sein.
Die Arbeitgeber müssen zunächst prüfen, ob es rechtlich möglich ist, die Mitarbeiter in der Heimarbeit arbeiten zu lassen. Seitens des Staates gibt es hier keine Verbote oder Probleme. Viele Leistungsverträge mit Kunden schliessen die Heimarbeit der Mitarbeiter des Unternehmens aber generell aus oder bestimmen strenge Voraussetzungen für die Ausführung, hier kommt also ein privatrechtliches Problem in den Vordergrund.
Die Auftraggeber verwenden vielfach für die Vereinbarung über Auftragsverarbeitungen Musterverträge, die entweder die Heimarbeit generell ausschliessen, eine Zustimmung des Kunden erfordern- und das für jeden abgeschlossenen Vertrag- oder aber generell die Erlaubnis zum Home Office erteilen- allerdings hier unter speziellen Voraussetzungen und Vorgaben. Wenn diese Auflagen nicht erfüllt werden können oder der Einsatz im Home- Office generell ausgeschlossen wurde, wird es schwierig.
Unmöglich in Zeiten von Corona ist es natürlich auch, dem Mitarbeiter die Wahl zu lassen, ob er weiter mit Risiko im Büro arbeitet oder Urlaubszeit nimmt- hier handelt es sich schon um ein Verbot nur aus umgekehrter Sicht. Die Prüfung durch den Kunden zur Einhaltung der Richtlinien im Home- Office ist aber ebenso wenig möglich, da wir durch das Virus andere Auflagen haben, die eine eigene Kontrolle- gerade durch Kunden- nicht hergeben. Schwer gestaltet es sich auch, eine Einwilligung vom Kunden nun noch kurzfristig im Nachhinein einzuholen. Dabei ist auch die Unternehmensgrösse erheblich und wie viele Kunden das letztendlich betrifft.
Konflikt zwischen Datenschutz und Infektionsschutz
Wenn nun trotz eines vorher getroffenen Ausschlusses und dabei mit einem bestehenden Verbot der Heimarbeit zuhause gearbeitet wird, stellt das eine Pflichtverletzung dar, sodass der Kunde unter Umständen den gesamten Auftrag stornieren bzw. von dem Vertrag zurücktreten könnte. Eine offizielle Anordnung seitens der Bundesregierung zum Social Distancing, wie eine Kontaktbeschränkung oder ein Ausgangsverbot heben die getroffenen Vereinbarungen nicht auf. Dies begründet sich darauf, dass die Verordnungen oder Auflagen wie auch Empfehlungen nicht besagen, dass ein zuhause gebliebener Mitarbeiter auch zuhause arbeiten muss. Dies ist durch die Vorgaben nicht inbegriffen, im Gegenteil besteht die Erlaubnis notwendige Wege zur Arbeit anzutreten. Es ergibt sich somit kein Widerspruch zum Verbot in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sollte diese entsprechend im Vertrag genannt sein. Es besteht nun also ein Konflikt zum Datenschutz und dem Infektionsschutz, der ja aus nachvollziehbaren Gründen regelt, dass die Menschen eine gewisse Distanz einhalten sollen, was am Arbeitsplatz und auf dem Weg dahin nun nicht zwingend durchgehend möglich ist.
Zu beachten ist die besondere Einordnung der Corona- Bedrohung, die nun Massnahmen und Einschränkungen mit sich bringt, wie es sie so seit dem Zweiten Weltkrieg nicht mehr gab. Somit muss man diese nachweislich als Pandemie zu betrachtende Bedrohung als höhere Gewalt einordnen, was auch für die seinerzeit aufgetretene aber weniger umfassende SARS- Epidemie bereits der Fall war und als solche anerkannt war. In solchen Ausnahmesituationen, die nicht vorhersehbar sind und daher keine Berücksichtigung in den Verträgen gefunden haben, die für das alltägliche Leben gelten, kann nur die Vertragsanpassung der richtige Weg sein. Dies ist dann möglich, wenn sich die Geschäftsgrundlage, auf welcher der Vertrag beruht, deutlich ändert und die zuvor vereinbarte Ausführung nicht zumutbar ist.
Wichtig ist jedoch zu sagen, dass sich die Verträge nicht automatisch anpassen oder es ein etwaiges Gesetz dafür gibt, welches das begründen würde. Das bedeutet in der Folge, dass die Vertragsanpassungen tatsächlich erst einmal geltend gemacht werden müssen. Häufig würde das ein hohes Mass an Arbeit aufwerfen, was man nicht bewerkstelligen kann, sodass in erster Linie aber die Kunden unverzüglich informiert werden sollten, dass Tätigkeiten im Home- Office durchgeführt werden. Hier kann man erreichen, dass ein voriges Verbot auf ein notwendiges Mindestmass der zuhause abgeleisteten Arbeit reduziert wird. Auch kann man ausschliessen, dass eine Überprüfung durch den Kunden, welche mit einem Zutritt zur Privatwohnung verbunden wäre, stattfindet, da diese dem Ziel des Social Distancing entgegengestellt wäre. Letztendlich wird hier also die Heimarbeit unter Einhaltung bestimmter organisatorischer und technischer Vorgaben möglich, denn natürlich besteht weiterhin und im Home- Office insbesondere die Pflicht zum Schutz der verarbeiteten Daten. Es ist möglich, dass sehr sensible Daten nicht in der Heimarbeit verarbeitet werden können.
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die genutzten Geräte über einen Viren- und Passwortschutz verfügen. Bei der Benutzung privater Geräte muss es möglich sein, die privaten Bereiche von den beruflich genutzten zu trennen, ausserdem ist es vorteilhaft wenn die Daten nicht lokal verarbeitet werden, sondern der Zugriff auf ein Firmennetzwerk ermöglicht wird, auch VPN (Virtual Private Network) genannt. Damit wird es dem Arbeitgeber möglich, im Notfall durch Fernzugriff mithilfe der Zugangsdaten beispielsweise die Daten zu löschen. Die verwendeten Geräte müssen regelmässigen Updates unterzogen werden sowie über aktuelle Sicherheitspatches verfügen.
Schulung der Mitarbeiter zur Daten-Handhabung, Schutz, Abgrenzung ist wichtig
Zuletzt müssen die in das Home- Office umziehenden Mitarbeiter unterrichtet werden, was dies für die Datennutzung sowie auch die grössere Möglichkeit eines Datendiebstahls oder -missbrauchs bedeutet. Denn nicht zuletzt liegt es auch an der praktischen Arbeit zuhause und an der Umsicht der Mitarbeiter mit dem Umgang der Kundendaten, dass eine sichere Arbeitsweise und Handhabung erfolgt. Diese Unterrichtung muss auch die Informationen beinhalten, dass keine offenen WLAN- Netzwerke genutzt werden dürfen oder USB-Sticks und dass die verwendeten Geräte nicht ungesichert zu verlassen sind.
Letztendlich ist zu sagen, dass der Umzug in das Home- Office ein wichtiger Schritt ist, um die Ansteckungen mit dem Coronavirus zu minimieren. Wenn die notwendigen Auflagen beachtet werden, eine Richtlinie getroffen wird und damit die Risiken minimiert werden, ist die Arbeit von zuhause aus ein gutes Mittel, um den Betrieb aufrecht zu erhalten und Mitarbeiter vor einer Ansteckung zu schützen.