Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert – und flexibles Arbeiten gehört mittlerweile zum Alltag vieler Teams. Damit es nicht bei improvisierten Homeoffice-Lösungen bleibt, sollten Unternehmen klare Strukturen schaffen: von der passenden Ausstattung über digitale Tools bis hin zu gemeinsamen Regeln. Dieser Guide zeigt die wichtigsten Bausteine, damit Zusammenarbeit auch ausserhalb des Büros reibungslos funktioniert.
Arbeitsumgebung & Hardware im Homeoffice
Eine produktive Arbeitsumgebung im Homeoffice steht und fällt mit der richtigen Ausstattung. Während im Büro meist ergonomische Möbel, grosse Monitore oder Headsets selbstverständlich sind, fehlt es zu Hause oft an professionellen Arbeitsmitteln. Wer hier spart, riskiert nicht nur Effizienzverluste, sondern auch gesundheitliche Beschwerden durch schlechte Haltung oder unzureichende Technik. Deshalb lohnt es sich, Mitarbeitenden einen klaren Standard zu ermöglichen – sei es durch Bereitstellung, Zuschüsse oder Empfehlungen.
Wichtigste Ausstattung im Überblick
| Ausstattung | Warum wichtig |
|---|---|
| Ergonomischer Bürostuhl & höhenverstellbarer Schreibtisch | Entlastet Rücken, Nacken und Schultern bei langen Arbeitstagen. Höhenverstellbare Modelle ermöglichen den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen. |
| Ausreichend grosse Monitore oder Mehrfachmonitorsetup | Grössere Bildschirmfläche steigert Effizienz, da mehrere Anwendungen nebeneinander genutzt werden können. |
| Gute Webcam & Mikrofon / Headset | Klare Bild- und Tonqualität ist für Meetings und Präsentationen entscheidend. Noise-Cancelling sorgt für störungsfreie Kommunikation. |
| Beleuchtung | Natürliches Licht und blendfreie Lampen beugen Ermüdung vor und schaffen eine angenehme Atmosphäre. |
| Peripheriegeräte & Zubehör | Ergonomische Tastatur und Maus, Laptop-Ständer, Dockingstation und sauberes Kabelmanagement erhöhen Komfort und Ordnung. |
| Netzwerk & Internet | Stabile Verbindung mit ausreichender Bandbreite ist Pflicht. VPN und sichere WLAN-Einstellungen gewährleisten Datenschutz. |
| Raum & Umgebung | Ein abgetrennter, ruhiger Arbeitsplatz mit guter Belüftung und Lärmschutz fördert Konzentration und klare Trennung von Privatleben und Arbeit. |
Tipps für die Umsetzung
- Budget bereitstellen: Unternehmen können ihren Mitarbeitenden ein fixes Budget für Möbel und Technik zur Verfügung stellen. So ist sichergestellt, dass Mindeststandards erfüllt werden, ohne dass hohe Kosten entstehen.
- Testen und anpassen: Gerade bei ergonomischen Stühlen oder Monitoren ist es sinnvoll, eine Testphase einzuplanen. Mitarbeitende können ausprobieren, ob die Anschaffung wirklich passt.
- Regelmässige Feedbackrunden: Kurze Umfragen oder Gespräche helfen herauszufinden, ob die Arbeitsplätze im Homeoffice den Anforderungen entsprechen oder ob es Nachrüstbedarf gibt.
- Ergonomie-Schulungen: Eine kurze Online-Einführung in Themen wie Sitzhaltung, Bildschirmhöhe oder Pausengestaltung sensibilisiert Mitarbeitende und beugt Beschwerden vor.
- Technischen Support sichern: Auch im Homeoffice brauchen Mitarbeitende schnelle Hilfe bei Hardwareproblemen – sei es über eine IT-Hotline, Fernwartung oder Ersatzgeräte.
Kommunikations-Software
E-Mails allein reichen für die Zusammenarbeit im Homeoffice längst nicht mehr aus. Was im Büro über den Schreibtisch hinweg geklärt wird, braucht im virtuellen Raum klare Strukturen und passende Tools. Die richtige Kommunikations-Software sorgt dafür, dass Teams auch auf Distanz vernetzt bleiben – sei es für schnelle Abstimmungen, ausführliche Projektmeetings oder die Dokumentation von Informationen.
| Zweck | Toolbeispiele / Eigenschaften |
|---|---|
| Chat / Instant Messaging (für kurze Fragen, schnellen Austausch) | Slack, Microsoft Teams, Mattermost, RocketChat. Bieten Channels, Threads, Datei-Teilen und Statusanzeigen. |
| Videokonferenzen / Calls | Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex. Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Breakout Rooms oder Aufzeichnung sind besonders nützlich. |
| E-Mail & Team-Kommunikation | Infomaniak kSuite: Enthält Mail, Kalender, integrierten Chat und Videokonferenzen. Vorteil: Europäischer Anbieter mit Serverstandort Schweiz, hoher Datenschutzstandard. DSGVO-konform und ideal für Unternehmen, die Datensouveränität priorisieren. |
| Asynchrone Updates / Wissensweitergabe | Loom (Video-Clips), integrierte Tools in Slack/Teams. Praktisch für Statusberichte oder Tutorials, ohne dass ein Meeting nötig ist. |
| Integrationen & Benachrichtigungen | Gute Tools lassen sich in Projektmanagement- oder Cloud-Systeme einbinden. So landen Benachrichtigungen automatisch am richtigen Ort. |
Tipps für die Umsetzung
- Klare Kanäle definieren: Lege fest, welche Themen wo besprochen werden – z. B. kurze Fragen im Chat, formelle Dokumente per E-Mail, Projektabstimmungen in Videokonferenzen. Das verhindert Informationschaos.
- Überlastung vermeiden: Ständige Benachrichtigungen können stressen. Ermutige Mitarbeitende, Benachrichtigungen gezielt zu steuern und nicht in jedem Kanal rund um die Uhr aktiv zu sein.
- Meeting-Routinen etablieren: Regelmässige, kurze Videocalls (z. B. Weekly oder Daily Check-ins) schaffen Struktur und halten alle im Loop, ohne dass unnötige Meetings entstehen.
- Asynchrone Kommunikation fördern: Nicht jedes Thema braucht eine sofortige Antwort. Tools wie Loom oder Statusupdates im Chat erleichtern es, unabhängig von Zeitzonen oder Arbeitszeiten zu arbeiten.
- Technische Standards prüfen: Headset, Kamera und stabile Internetverbindung sind Voraussetzung, damit die Software auch sinnvoll genutzt werden kann.
Informationssammlung / Intranet / Wissensdatenbank
Dokumente, Prozesse und wichtige Informationen müssen für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich sein – egal, von wo aus sie arbeiten. Ein gut strukturiertes Intranet oder Wissensmanagement-System verhindert langes Suchen, erleichtert die Einarbeitung neuer Teammitglieder und sorgt für Transparenz. Entscheidend sind eine verlässliche Suchfunktion, klare Berechtigungen und die Möglichkeit, Inhalte aktuell zu halten.
| Tool | Besonderheiten, Vor- & Nachteile |
|---|---|
| Microsoft SharePoint | Weit verbreitet, vor allem als Teil von Microsoft 365. Stärken: Dokumentenmanagement, Seiten für Teams, News und Workflows. Gute Integration in Office-Programme. Nachteil: Einrichtung oft komplex. |
| Confluence (Atlassian) | Beliebt bei agilen Teams, bietet Wiki-Funktionalität und starke Kollaborationsmöglichkeiten. Ideal für Dokumentation, Wissensdatenbanken und Projektarbeit. |
| Infomaniak kSuite | Schweizer Lösung mit Serverstandort in der Schweiz – sehr hoher Datenschutzstandard. Neben Mail und Chat bietet sie KDrive für zentrale Dateiverwaltung, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Team-Kalender. Vorteil: Alles in einer Plattform, DSGVO-konform und besonders attraktiv für Unternehmen, die Wert auf Datensouveränität legen. |
| HumHub | Open-Source-Software, modular erweiterbar. Gut geeignet für Social Intranets oder interne Communities. Vorteil: individuell anpassbar, aber mehr technischer Aufwand nötig. |
| Intrexx | Low-Code-Plattform für massgeschneiderte Unternehmensportale. Eignet sich für Organisationen, die eigene Anwendungen und Prozesse ins Intranet integrieren möchten. |
Tipps für die Umsetzung
- Struktur schaffen: Dokumente sollten nach klaren Kategorien oder Projekten sortiert sein. Eine einheitliche Benennung und gepflegte Ordnerstruktur verhindert doppeltes Ablegen und Chaos.
- Suchfunktion nutzen: Tools mit Volltextsuche sparen Zeit und steigern die Effizienz, besonders bei umfangreichen Wissensbeständen.
- Zugriffsrechte definieren: Nicht jede Information muss für alle verfügbar sein. Rollenkonzepte schützen sensible Daten und erleichtern die Übersicht.
- Aktualität sicherstellen: Inhalte sollten regelmässig überprüft und veraltetete Dokumente archiviert werden. Verantwortlichkeiten für Pflege festlegen.
- Onboarding vereinfachen: Ein gut gepflegtes Intranet ist besonders wertvoll für neue Mitarbeitende. Ein eigener Bereich mit „How-to“-Guides oder Checklisten erleichtert den Einstieg.
- Mobile Nutzung bedenken: Viele Mitarbeitende greifen auch unterwegs oder von privaten Geräten zu. Tools sollten daher responsive und über sichere Apps nutzbar sein.
Management-Software für Projektarbeiten & Prozesse
Im Homeoffice ist Transparenz entscheidend: Alle Teammitglieder sollten jederzeit wissen, wer an welchen Aufgaben arbeitet, welche Deadlines anstehen und welche Prioritäten gelten. Eine geeignete Projektmanagement-Software erleichtert die Zusammenarbeit, strukturiert Aufgaben und sorgt dafür, dass Projekte effizient voranschreiten.
Wichtige Funktionen einer Projektmanagement-Software
| Funktion | Warum wichtig |
|---|---|
| Aufgaben anlegen & zuweisen | Jede Aufgabe bekommt einen Verantwortlichen und eine klare Deadline – verhindert Unklarheiten und Doppelarbeit. |
| Ansichten für Überblick & Planung | Kanban-Boards, Listen oder Timeline/Gantt-Charts visualisieren Arbeitsfortschritt und helfen bei Priorisierung. |
| Statusanzeigen & Fortschrittsverfolgung | Teams sehen auf einen Blick, ob Aufgaben „in Bearbeitung“, „in Review“ oder „erledigt“ sind. |
| Kommentare & Dateianhänge | Diskussionen direkt an der Aufgabe führen, relevante Dateien anhängen – kein langes Suchen in Mails. |
| Benachrichtigungen & Updates | Automatische Alerts halten Mitarbeitende auf dem Laufenden, ohne ständige manuelle Abfragen. |
| Reporting & Dashboard | Übersichtliche Berichte über Fortschritt, offene Aufgaben und Deadlines erleichtern das Management. |
| Mobile Nutzung & Cloudzugang | Zugriff von überall – wichtig für Teams, die flexibel arbeiten oder von verschiedenen Standorten aus kooperieren. |
Software-Beispiele
| Tool | Besonderheiten / Einsatz |
|---|---|
| Asana | Intuitiv, Kanban- & Timeline-Ansichten, Aufgaben & Verantwortlichkeiten einfach zu verwalten, viele Integrationen. |
| Trello | Visuelles Board-System, ideal für kleinere Teams oder als ergänzendes Tool, leicht verständlich. |
| Monday.com | Sehr flexibel, viele Automatisierungen, Dashboards für Überblick über Projekte. |
| Jira | Besonders für Software- und agile Projekte geeignet; unterstützt Sprints, Epics, Fehlerverfolgung. |
| ClickUp | Kombiniert Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chat in einer Plattform; vielseitig einsetzbar. |
| Wrike / Smartsheet | Für komplexere Projekte oder grössere Unternehmen geeignet; umfangreiche Reporting- und Planungsmöglichkeiten. |
Tipps für die Umsetzung
- Einheitliche Nutzung definieren: Alle Teammitglieder sollten dasselbe Tool nutzen, sonst entstehen Informationslücken.
- Aufgaben klar beschreiben: Jede Aufgabe sollte Ziel, Verantwortliche Person, Deadline und Priorität enthalten.
- Regelmässige Updates & Reviews: Wöchentliche oder tägliche Check-ins sorgen dafür, dass Fortschritte sichtbar bleiben und Engpässe früh erkannt werden.
- Automatisierungen nutzen: Wiederkehrende Aufgaben oder Benachrichtigungen automatisieren, um Routineprozesse zu vereinfachen.
- Schulungen anbieten: Gerade bei umfangreichen Tools lohnt sich eine kurze Einführung, damit alle Funktionen effizient genutzt werden.
- Integration mit anderen Tools: Verknüpfung mit Kommunikations- oder Intranet-Tools spart Zeit und hält alle auf dem gleichen Stand.
Richtlinien & Policies fürs Homeoffice definieren
Klare Regeln sind entscheidend, damit Homeoffice effizient und reibungslos funktioniert. Sie schaffen Transparenz, vermeiden Missverständnisse und sorgen dafür, dass Mitarbeitende wissen, was erwartet wird. Richtlinien betreffen sowohl organisatorische Abläufe als auch technische und soziale Aspekte der Arbeit von zu Hause.
| Bereich | Empfehlungen / Beispiele |
|---|---|
| Arbeitszeiten & Erreichbarkeit | Kernzeiten festlegen, flexible Arbeitszeiten ermöglichen, klare Pausenregelungen definieren. Mitarbeiter sollen wissen, wann sie verfügbar sein müssen und wann nicht. |
| Kommunikationsregeln | Festlegen, welcher Kanal für welchen Zweck genutzt wird (z. B. Chat für schnelle Fragen, E-Mail für formelle Kommunikation, Videocall für Meetings). Erwartete Antwortzeiten definieren. |
| Meeting-Richtlinien | Anzahl und Dauer von Meetings begrenzen, Agenda vorab verschicken, Protokoll führen, klare Moderation. Regelmässige Check-ins kurz halten. |
| Datenschutz & IT-Sicherheit | Umgang mit sensiblen Daten, VPN-Nutzung, Verschlüsselung, sichere Passwörter, Kamera/Mikro wann ein/aus. Klare Vorgaben für private Geräte, falls genutzt. |
| Aufgaben & Reporting | Verantwortlichkeiten eindeutig zuweisen, Status regelmässig melden, Fortschritt dokumentieren. Klare Prozesse für Freigaben oder Reviews. |
| Arbeitsplatzbedingungen | Mindestanforderungen an Ergonomie, Equipment und technische Ausstattung festlegen. Zuschüsse oder Bereitstellung durch das Unternehmen prüfen. |
| Hybrid-Regelungen | Wenn Büroarbeit teilweise erforderlich ist: klare Abstimmungen, wie oft und wann Mitarbeitende vor Ort sein sollen. |
| Kosten & Abrechnung | Regelungen für Internet, Strom, Arbeitsmittel oder Co-Working-Spaces definieren. Steuerlich relevante Aspekte berücksichtigen. |
| Überprüfung & Feedback | Richtlinien regelmässig prüfen, anpassen und Feedback von Mitarbeitenden einholen, um kontinuierlich Verbesserungen zu ermöglichen. |
Tipps für die Umsetzung
- Dokumentieren & kommunizieren: Alle Richtlinien sollten schriftlich vorliegen und leicht zugänglich sein, z. B. im Intranet oder in der Unternehmens-Cloud.
- Einbeziehen der Mitarbeitenden: Mitarbeitende frühzeitig in die Erstellung oder Anpassung von Richtlinien einbeziehen – steigert Akzeptanz und Praktikabilität.
- Flexibilität bewahren: Regeln sollten Orientierung bieten, aber Raum für individuelle Lösungen lassen, gerade bei unterschiedlichen Lebenssituationen und Zeitzonen.
- Regelmässige Evaluation: Überprüfen, welche Richtlinien funktionieren, wo es Konflikte gibt oder Anpassungen nötig sind.
- Schulungen & Onboarding: Neue Mitarbeitende sollten direkt beim Einstieg über Homeoffice-Richtlinien informiert werden, inkl. Nutzung der Tools, Kommunikationswege und Sicherheitsvorgaben.
Fazit zum Homeoffice: Technik, Organisation & Kommunikation Hand in Hand
Homeoffice funktioniert nur dann wirklich, wenn Technik, Organisation und Kommunikation Hand in Hand gehen. Die richtige Ausstattung, passende Software, zentrale Informationsplattformen, strukturierte Aufgabenverwaltung und klare Richtlinien bilden das Fundament für produktives Arbeiten von zu Hause.
Mit einem durchdachten Konzept schaffen Unternehmen nicht nur Effizienz, sondern auch Zufriedenheit und Motivation bei ihren Mitarbeitenden. Gleichzeitig bleibt genug Flexibilität, um individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen.
Wer diese Bausteine beachtet, legt den Grundstein für eine erfolgreiche, zukunftsorientierte Arbeitsweise – unabhängig davon, ob Teams im Büro, im Homeoffice oder hybrid arbeiten.
In unseren Beiträgen Von Homeoffice bis Shared Desk: Arbeitsplatzkonzepte unter der Lupe und Der Guide zu Smart Working: Flexibel, digital, clever finden sich noch mehr praktische Tipps für Unternehmen.