Von Homeoffice bis Shared Desk: Arbeitsplatzkonzepte unter der Lupe

Die Digitalisierung und der zunehmende Wunsch nach Flexibilität haben neue Arbeitsplatzkonzepte hervorgebracht, die sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Begriffe wie „Shared Desk“ und „Activity-Based Working“ sind in aller Munde und versprechen eine moderne, effiziente Arbeitsumgebung. Doch sind diese Konzepte wirklich so komfortabel, wie sie oft dargestellt werden? Oder steckt hinter den Anglizismen und den Versprechen von Flexibilität und Effizienz eine andere Realität?

Die gängigsten Arbeitsplatzkonzepte

Es gibt verschiedene Arbeitsplatzkonzepte, die sich in ihrer Struktur, Flexibilität und ihrem Design unterscheiden. Diese Konzepte können je nach Unternehmensgrösse, Branche, Kultur und den Bedürfnissen der Mitarbeiter unterschiedlich umgesetzt werden. Doch sie haben gemeinsam, dass sie darauf ausgelegt sind, die Produktivität, Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der verbreitetsten Konzepte vor.

Einzelbüros

Das Einzelbüro ist ein traditionelles Arbeitsplatzkonzept, bei dem jeder Mitarbeitende ein eigenes, privates Büro hat. Diese Büros sind oft durch Wände oder Trennwände voneinander getrennt und bieten einen abgeschlossenen Raum für individuelle Arbeit. Einzelbüros sind in der Regel mindestens mit einem Schreibtisch, einem Stuhl, Stauraum und persönlichen Gegenständen ausgestattet. Sie bieten eine ruhige Umgebung, die sich gut für konzentriertes Arbeiten eignet. Diese Büros sind oft grösser und aufwendiger gestaltet, was mehr Platz und Ressourcen erfordert.

Vorteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Mitarbeitende können in einem Einzelbüro ungestört arbeiten, was die Produktivität bei Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, steigern kann. Dies ist auch aus unternehmerischer Sicht ein Vorteil.
• Privatsphäre: Persönliche Gespräche oder sensible Aufgaben können diskret erledigt werden. Unternehmen, bei denen sensible Informationen verarbeitet werden, sehen dies ebenso als Vorteil.
• Personalisierung: Der Raum kann nach den eigenen Bedürfnissen und Vorlieben gestaltet werden.

Nachteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Durch Isolation gibt es eventuell weniger Austausch mit Kollegen.
• Es gibt weniger Teamdynamik und die Teamarbeit ist unter Umständen erschwert, da die Zusammenarbeit über räumliche Trennung hinweg komplizierter sein kann.
• Aus Unternehmersicht benötigen Einzelbüros viel Raum, was auch Mietkosten in die Höhe treibt.

Grossraumbüros

Ein Grossraumbüro, auch Open-Space-Büro genannt, ist ein offener Arbeitsbereich, in dem viele Mitarbeitende in einem gemeinsamen Raum ohne Trennwände oder mit minimalen Abgrenzungen arbeiten. Grossraumbüros sind oft so gestaltet, dass sie eine maximale Raumausnutzung ermöglichen, mit Schreibtischen, die in Reihen oder Clustern angeordnet sind. Es gibt oft gemeinsame Bereiche wie Besprechungsräume oder Loungebereiche, die leicht zugänglich sind.

Vorteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Die offene Struktur erleichtert den Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen. Informationen fliessen schneller, und es gibt weniger Barrieren für den Kontakt zu anderen Mitarbeitenden.
• Der ständige Austausch von Ideen kann Innovation und Kreativität fördern.
• Mehr Mitarbeitende können auf derselben Fläche untergebracht werden, was Kosten spart.

Nachteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Der Geräuschpegel kann hoch sein, was die Konzentration beeinträchtigt. Es kommt häufiger zu Ablenkungen, sodass konzentriertes Arbeiten schwieriger ist. Die Ablenkungen durch Lärm und Gespräche können die Produktivität beeinträchtigen, weshalb dies auch ein Nachteil aus unternehmerischer Sicht sein kann.
• Persönliche Gespräche oder vertrauliche Aufgaben können schwieriger durchzuführen sein.
• Der enge Kontakt kann zu einer höheren Anfälligkeit für Krankheiten führen, was wiederum zu mehr Krankheitsausfällen führen kann.

Arbeitsplatzkonzept mit Kombizonen

Büros mit Kombizonen sind eine hybride Arbeitsumgebung, die sowohl Einzelbüros als auch offene Arbeitsbereiche kombiniert. Derartige Arbeitsplatzkonzepte bieten den Mitarbeitenden die Flexibilität, je nach Bedarf in einer ruhigen oder kollaborativen Umgebung zu arbeiten.

In solchen Büros gibt es verschiedene Zonen: private Bereiche für konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Teamarbeit und Besprechungen sowie gemeinsame Räume wie Küchen oder Loungebereiche. Diese Zonen sind oft durch flexible Trennwände, mobile Möbel oder unterschiedliche Bodenbeläge voneinander getrennt.

Die Vor- und Nachteile der Kombizonen-Modelle ähneln weitgehend denen der Einzelbüros und Grossraumbüros, da sie sowohl die Privatsphäre als auch die Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten in einem flexiblen Umfeld vereinen.

Flexible Arbeitsplätze (Hot Desking)

Hot Desking ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich täglich einen verfügbaren Platz suchen. Dieses Modell fördert Flexibilität und Raumnutzung. Hot Desking erfordert eine flexible Bürogestaltung, in der Schreibtische und Arbeitsstationen für eine schnelle Nutzung bereitstehen. Die Arbeitsplätze sind oft standardisiert, um von jedem Mitarbeitenden genutzt werden zu können. Es gibt oft Schliessfächer oder mobile Aufbewahrungslösungen für persönliche Gegenstände.

Vorteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Flexibilität: Mitarbeitende können je nach Tagesaufgabe den Arbeitsplatz wählen, der am besten passt.
• Da man nicht jeden Tag am selben Platz sitzt, kann man leichter Kontakte zu unterschiedlichen Kollegen knüpfen, was das Networking fördert.
• Weniger Schreibtische werden benötigt, was den Platzbedarf und die Kosten reduziert. Unternehmen können ihre Bürofläche besser an sich ändernde Anforderungen anpassen.

Nachteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Es gibt keine Möglichkeit, den Arbeitsplatz individuell zu gestalten, was zu einem unpersönlichen Arbeitsumfeld führen kann.
• Jeden Tag einen neuen Platz zu finden, kann stressig sein und zu Unzufriedenheit auf Mitarbeiterseite führen. Eventuell leidet auch die Effizienz, da Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden.
• Für das Unternehmen kann es mehr Planung und Management erfordern, um sicherzustellen, dass immer ausreichend Arbeitsplätze verfügbar sind.

Aktivitätsbasierte Arbeitsumgebungen (Activity-Based Working, ABW)

ABW ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem der Arbeitsplatz je nach Art der Tätigkeit gewählt wird. Es gibt keine festen Arbeitsplätze, sondern verschiedene Zonen, die auf spezifische Aufgaben ausgerichtet sind. Ein ABW-Büro ist in verschiedene Bereiche unterteilt, wie ruhige Zonen für konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Teamarbeit, Besprechungsräume, Kreativräume und Entspannungszonen. Die Möbel sind oft modular und flexibel gestaltet, um den Raum schnell an verschiedene Bedürfnisse anpassen zu können.

Vor- und Nachteile von ABW

• Unterschiedliche Umgebungen können kreative Denkprozesse unterstützen, was mitunter ein Vorteil, vor allem für spezielle Arbeitsaufgaben, sein kann.
• Ständig wechselnde Arbeitsplätze können jedoch auch das Gefühl der Zugehörigkeit und Stabilität beeinträchtigen.
• Die Einführung von ABW erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise umfangreiche Änderungen in der Bürogestaltung.
• Mitarbeitende müssen bereit sein, sich auf das Konzept einzulassen, was Schulungen und Zeit erfordert.

Home Office / Remote Work

Home Office oder Remote Work ermöglicht es Mitarbeitenden, von zu Hause oder einem anderen Ort ausserhalb des traditionellen Büros zu arbeiten. Dieses Modell hat durch die Digitalisierung und globale Entwicklungen, wie die COVID-19-Pandemie, immer mehr an Bedeutung gewonnen. Im Home Office arbeitet man in einer selbst gewählten Umgebung, oft in einem speziell eingerichteten Arbeitszimmer oder an einem Schreibtisch in einem anderen Raum der Wohnung. Die Flexibilität ist hoch, da die Mitarbeitenden ihre Arbeitsumgebung individuell gestalten können. Remote Work kann auch Arbeiten in Coworking Spaces oder unterwegs einschliessen, je nach den Anforderungen des Jobs.

Vorteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten und -Umgebung in der Regel selbst bestimmen, was die Work-Life-Balance verbessert. Arbeiten in einer vertrauten Umgebung kann den Stress reduzieren und das Wohlbefinden und somit auch die Produktivität steigern.
• Pendelzeiten und damit verbundene Kosten entfallen aufseiten der Mitarbeiter. Unternehmen können die Kosten für Büroflächen und Infrastruktur reduzieren.
• Remote Work ermöglicht es Arbeitgebern, Talente weltweit zu rekrutieren, ohne auf den Standort Rücksicht nehmen zu müssen.

Nachteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Der fehlende persönliche Kontakt zu Kollegen kann zu einem Gefühl der Isolation und geringerer Teamzugehörigkeit bei den Mitarbeitern führen.
• Abhängig von der heimischen Infrastruktur können technische Probleme oder mangelnde Ausstattung die Arbeit erschweren.
• Die Überwachung der Arbeitszeiten und der Produktivität kann für den Arbeitgeber herausfordernd sein.
• Remote Work kann Sicherheitsrisiken in Bezug auf den Datenschutz und die IT-Infrastruktur mit sich bringen, insbesondere wenn von verschiedenen Standorten aus auf sensible Daten zugegriffen wird.

Arbeitsplatzkonzept Co-Working Spaces

Co-Working Spaces sind geteilte Arbeitsräume, die von verschiedenen Unternehmen, Start-ups, Freelancern oder Remote-Arbeitenden genutzt werden. Diese Räume bieten eine flexible Alternative zu traditionellen Büros. Co-Working Spaces sind in der Regel offen gestaltet und bieten eine Vielzahl von Arbeitsplätzen, darunter Einzelarbeitsplätze, Besprechungsräume, Loungebereiche und oft auch Gemeinschaftseinrichtungen wie Küchen oder Cafés.

Vorteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Co-Working Spaces fördern die Vernetzung mit anderen Fachleuten und Unternehmen, was zu neuen Geschäfts- oder Karrierechancen führen kann.
• Co-Working Spaces bieten meistens flexible Mietoptionen, was besonders für Start-ups und kleine Unternehmen vorteilhaft ist. Unternehmen können Co-Working Spaces ohne langfristige Verpflichtungen nutzen, was die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsbedingungen erhöht.

Nachteile aus Mitarbeiter- und Unternehmersicht

• Wie in Grossraumbüros kann der fehlende private Raum störend sein, besonders bei vertraulichen Gesprächen oder Aufgaben. Der offene Raum und die vielen verschiedenen Nutzer können zu Ablenkungen führen.
• Unternehmen haben weniger Einfluss auf die Gestaltung und Verwaltung des Arbeitsumfelds, was bei speziellen Anforderungen problematisch sein kann.
• Die Arbeit in einem gemeinsam genutzten Raum kann die Etablierung einer starken Unternehmenskultur und Identität erschweren.
• Die gemeinsame Nutzung von Räumen und Netzwerken kann Sicherheitsrisiken für sensible Unternehmensdaten mit sich bringen.

Arbeitsplatzkonzept Desk Sharing

Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz, wobei sie diesen je nach Bedarf oder Arbeitszeit nutzen. Dies ist eine platzsparende Alternative zu festen Arbeitsplätzen. Desk Sharing erfordert eine flexible Bürogestaltung mit standardisierten Arbeitsplätzen, die von verschiedenen Personen genutzt werden können. Oftmals sind die Arbeitsplätze minimalistisch eingerichtet, und persönliche Gegenstände müssen täglich mitgenommen oder in Schliessfächern verstaut werden.

Die Vor- und Nachteile des Desk Sharing sind denen der flexiblen Arbeitsplätze (Hot Desking) sehr ähnlich.

Hybrid-Arbeitsplatzkonzepte

Hybride Arbeitsplatzmodelle kombinieren Büroarbeit und Remote Work, wobei Mitarbeitende flexibel zwischen beiden Optionen wählen können. Diese Modelle haben sich besonders in den letzten Jahren stark verbreitet und bieten eine Mischung aus traditionellen und modernen Arbeitsweisen.

Hybride Arbeitsplätze sind darauf ausgelegt, sowohl das Arbeiten im Büro als auch von entfernten Standorten aus zu unterstützen. Büros können flexible Arbeitsbereiche, Hot Desks und private Besprechungsräume umfassen, während die IT-Infrastruktur eine nahtlose Zusammenarbeit von überall aus ermöglicht. Diese Modelle erfordern eine gut koordinierte Kommunikation und klare Richtlinien für alle Mitarbeitenden.

Marketing oder Mehrwert? Die Rolle der Anglizismen bei den Arbeitsplatzkonzepten

Insgesamt zeigen die vorgestellten Arbeitsplatzkonzepte eine beeindruckende Bandbreite an Möglichkeiten, die den modernen Anforderungen an Flexibilität und Effizienz gerecht werden sollen. Doch bei näherer Betrachtung wird klar, dass die vielversprechenden Bezeichnungen und die vermeintlichen Vorteile dieser Konzepte nicht immer den Komfort bieten, den sie suggerieren. Anglizismen wie „Hot Desking“, „Co-Working“ oder “Shared Desk” klingen innovativ und fortschrittlich, und das mag einer der Gründe sein, warum sie so häufig verwendet werden. Sie transportieren eine gewisse Modernität und Internationalität, die in der heutigen globalisierten Arbeitswelt ansprechend wirkt und in Marketing-Strategien oft gezielt eingesetzt wird.

Allerdings sollte man die Konzepte nicht unkritisch betrachten. Viele der als flexibel und kollaborativ dargestellten Modelle bringen für die Mitarbeitenden und Unternehmen Herausforderungen mit sich, die im alltäglichen Arbeitsleben deutlich spürbar sind. Der Verlust an persönlichem Raum und Privatsphäre, wie es etwa beim „Desk Sharing“ oder im „Open Space“-Büro der Fall ist, kann auf Dauer das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Auch die viel gepriesene Flexibilität, die Konzepte wie „Remote Work“ und „Hybride Modelle“ bieten, führt nicht selten zu neuen Belastungen, wie der Notwendigkeit, ständig zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen und -Bedingungen zu wechseln.

Individualität statt Anglizismen – Was wirklich bei der Arbeitsplatzgestaltung zählt

Unternehmen sollten genau abwägen, welche Konzepte wirklich zu ihrer Kultur und den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden passen. Der Einsatz von Anglizismen kann zwar attraktiv klingen, sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass jedes Konzept seine Vor- und Nachteile hat.

Letztlich ist es entscheidend, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das den individuellen Anforderungen gerecht wird, anstatt sich nur an modischen Begriffen zu orientieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Implementierung neuer Arbeitsplatzmodelle nicht nur effizient, sondern auch wirklich komfortabel für alle Beteiligten ist.