Schau mir in die Augen, Kleines: Ein Videokonferenz Guide

Der Alltag – sowohl privat als auch beruflich – in der Corona-Krise zwingt uns oft dazu, unsere Kommunikation per Videokonferenz zu führen. Über die diversen Anbieter haben wir dich bereits an anderer Stelle informiert. Egal, für welchen du dich letztlich entschieden hast: Kennst du darüber hinaus die allgemeinen „Do’s“ und „Don’ts“ beim virtuellen Reden von Angesicht zu Angesicht? Einige hilfreiche Tipps, wie die Besprechung gelingt, liefert dieser Videokonferenz Guide.

Videokonferenz Guide: Die Do’s

1. Nehmen Sie sich Zeit

Im hektischen Büroalltag vergessen wir gerne, dass auch Smalltalk zum guten Ton gehört. Dafür sollte immer Platz sein – auch in der Videokonferenz. Früher oder später kommt man natürlich zum Thema, aber oft tun sich aus dem abschweifenden Plausch die besten Überleitungen auf.

Nebenbei lockert der kurze „Kaffeeklatsch“ die Stimmung auf. Eingangs eingesetzt, ebnet er den Weg auch für ernstere Themen. Ein richtig platzierter Witz kann kritische Situationen entschärfen – das gilt im Videocall genauso wie am Konferenztisch.

2. Blickkontakt

Aus dem persönlichen Gespräch weisst du vermutlich längst: Wer sein Gegenüber beim Reden nicht ansieht, wirkt unhöflich. Dasselbe gilt in der Videokonferenz – mit dem Unterschied, dass das „Auge“ hier deine Webcam oder die integrierte Kamera im Laptop oder Handy ist.

2.1 Bitte lächeln!

Dieser Punkt gehört noch zum Blickkontakt. Gerade beim Video-Chat vergessen wir oft, dass uns der Gesprächspartner permanent sehen kann. Wer mit grimmiger Miene hinter dem Monitor hockt, verschreckt die anderen Teilnehmer. Ein „künstliches Dauergrinsen“ brauchst du nicht aufzusetzen – bleib einfach möglichst natürlich.

3. Kamera an!

Eigentlich gehört dieser Punkt ganz nach oben. Wirst du zu einer Videokonferenz eingeladen und andere Teilnehmer aktivieren ihre Kameras, ist es angebracht, dasselbe zu tun. Quid pro Quo: Dürfen die Anderen dich sehen, bringt das in der Regel eine entsprechende Erwartungshaltung mit sich.

4. Einen Beitrag leisten

Es wird einen guten Grund haben, warum du Teilnehmer der Videokonferenz bist. Meistens geht es dabei nicht nur um blosse Anwesenheit. Selbst als eher passiver Beobachter bringst du dich ein wenig ein – manchmal reicht dafür schon eine freundliche Begrüssung am Anfang und eine Verabschiedung am Ende. Während des Gesprächs wirken bestätigende Laute und Gesten wie Kopfnicken Wunder.

5. Professionalität

Das Umfeld sollte dem Anlass angepasst sein. Für den privaten Chat muss man nicht zwingend aus dem Schlafanzug hüpfen. Beim geschäftlichen Kontakt kleidest du dich so, wie Kollegen dich aus dem normalen Arbeitsalltag kennen. Dasselbe gilt für den Hintergrund: Wer die Möglichkeit hat, sucht sich mobil einen geeigneten Platz oder wenigstens eine ruhige Ecke. Das Homeoffice sollte sich bestenfalls vom Wohnzimmer abheben.

Videokonferenz Guide: Die Don’ts

1. Jetzt rede ich!

Wie im persönlichen Gespräch gilt auch in der Videokonferenz: jeden Gesprächspartner ausreden lassen. Wer etwas beitragen möchte, soll zu Wort kommen. Manchmal erweist sich die Kommunikation mit Vielrednern als echte Herausforderung. Da ist es durchaus angebracht einzugreifen – aber auf ruhige, sachliche Art.

2. Ich habe Besseres zu tun…

Sobald du in einer Videokonferenz bist, gibt es für die Dauer der Besprechung nichts Wichtigeres. Die Gesprächspartner sehen dich nach wie vor. Wer sich nebenbei mit anderen Dingen beschäftigt, wirkt respektlos. Kommt ein dringender Anruf dazwischen, teile das kurz mit. Wenn du unbedingt kurz mit jemandem im gleichen Haushalt sprechen musst, schalte Mikrofon und Kamera ab.

3. Schuldzuweisungen

Vielleicht entbrennt eine rege Diskussion oder gar ein Streit. Auch wenn man im Homeoffice in der eigenen „Komfortzone“ ist – das ist kein Grund, persönlich zu werden. Per Video einen Schuldigen zu suchen oder mit dem Finger auf jemanden zu zeigen, nützt niemandem. Gerade bei mehreren Teilnehmern bietet es sich an, im Teamwork gemeinsam nach einer Lösung zu suchen.

4. Ich fang dann schon mal an…

Was sich bei Tisch nicht gehört, gilt auch für Videokonferenzen: Die Besprechung nicht beginnen, ehe alle erforderlichen Teilnehmer tatsächlich anwesend sind. Verspätungen kommen vor, technische Probleme ebenso. Wer wartet, hat den Vorteil, bereits Gesagtes nicht unnötig wiederholen zu müssen.

5. Zu viel des „Guten“

Hier gilt es, den Mittelweg zu finden. Videokonferenzen sind praktisch – aber das heisst nicht, dass sie das bevorzugte Medium aller Beteiligten sind. Mehrere Besprechungen an einem Tag können ganz schön an den Nerven zehren. Gönn deinen Kollegen oder Mitarbeitenden auch mal eine Pause. Dasselbe gilt für die Dauer einer einzelnen Videokonferenz: Zieht sie sich immer weiter in die Länge, sinkt die Effizienz meistens sichtbar.

Was an Videokonferenzen wirklich zählt

Im Grunde lassen sich alle Do’s und Don’ts so auslegen, dass sie im Umkehrschluss neue Leitlinien ergeben. Aus einem „lieber nicht“ wird bei Beherzigung schnell ein „So ist es gut“.

Besprechungen per Videokonferenz haben grosse Vorteile. Um in den Genuss zu kommen, lohnt es sich, ein paar Qualitätsmassstäbe zu beherzigen. Übrigens lassen sich nahezu alle allgemeinen Gesprächsregeln, die wir kennen, 1:1 auch für Videokonferenzen umsetzen. So ist etwa die Erstellung eines Gesprächsleitfadens sinnvoll, um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Viele Software-Anbieter bieten zudem Möglichkeiten zur Protokollierung von Videokonferenzen.