Richtige Dokumentenarchivierung für Gewerbetreibende
Bei einer erfolgreichen Unternehmensführung sammeln sich im Laufe der Zeit verschiedenste Unterlagen an – und für deren steuerlich korrekte Aufbewahrung gelten unterschiedliche Fristen.
Gravierende Unterschiede in der Handhabung zwischen Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Privatpersonen führen dazu, dass Dokumente oft nicht sauber archiviert werden.
Gewerbetreibenden ist oftmals nicht klar, welchen Aufbewahrungspflichten sie unterliegen. Unbeabsichtigt landen so Dokumente im Papierkorb, die später noch gebraucht werden. Wer die Regeln zur Dokumentenarchivierung nicht kennt, riskiert vermeidbare Probleme.
Welche Fristen gelten für eine rechtskonforme Ablage?
Gewerbetreibende sind dazu angehalten, kaufmännische Unterlagen bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. Das regelt die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht nach der Abgabeordnung.
Der erwirtschaftete Gewinn ist ein wichtiger Schwellenwert: Wer in einem Jahr mehr als 500’000 CHF Umsatz oder mehr als 50’000 CHF Gewinn erzielt, ist zur ordnungsgemässen Buchführung verpflichtet.
Die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen regelt § 147 der Abgabenordnung (AO). Er verlangt die korrekte Archivierung steuerrelevanter Unterlagen.
Dazu gehören unter anderem: Kontoauszüge, Inventarlisten, Geschäftsbücher, Kassen- und Lageberichte, Jahresabschlüsse mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnungen, Eröffnungsbilanzen, Organisationsunterlagen, Buchungsbelege wie Ausgangs- oder Eingangsrechnungen, Quittungen, Kassenzettel sowie Kredit-, Steuer- und Zollunterlagen und Prozessakten. All das unterliegt einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Liste ist nicht abschliessend – weitere steuerrelevante Unterlagen müssen ebenfalls aufbewahrt werden.
Rechnungen kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Auch sie sind zehn Jahre lang aufzubewahren, weil sie zu den elementaren Unterlagen der Buchhaltung zählen. Sie dokumentieren den erwirtschafteten Umsatz.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Gewinn erzielt wurde. Steuerrelevante Dokumente verlängern sich je nach Erstellungsdatum automatisch. Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare gilt das Kalenderjahr der Erstellung. Wurde ein Jahresabschluss zwei Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt, läuft die Zehnjahresfrist erst ab Ende des Erstellungsjahres. Bei Verträgen beginnt die Frist erst nach dem Ende der Vertragsdauer.
Die zehnjährige Frist gilt zudem nur, wenn alle Steuerbescheide Bestandskraft erlangt haben – also kein Einspruch innerhalb eines Monats nach Erhalt eingelegt wurde, der Bescheid nicht vorläufig ist und nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.
Ausgenommen von der Zehnjahresfrist ist die Handels- und Geschäftskorrespondenz: Schriftwechsel, Geschäftsbriefe, abgelaufene Versicherungspolicen, Betriebsprüfungs- und Finanzberichte, Jahresabschlusserklärungen, Angebote mit Auftragsfolge, Bankbürgschaften, Darlehensunterlagen, Kalkulations- und Exportunterlagen, Lohnkonten, Mahnbescheide und Geschenknachweise müssen nur sechs Jahre lang archiviert werden.
Auch bei Gewinnen aus Vermietung, Verpachtung oder Kapitalvermögen gelten je nach Gewinnhöhe Aufbewahrungsfristen von bis zu sechs Jahren.
Unabhängig vom Einkommen gilt für Rechnungen über Bauleistungen auf einem Grundstück eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Handwerkliche Dienstleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, müssen fünf Jahre archiviert werden. Baurechnungen enthalten oft einen entsprechenden Hinweis zu dieser Frist.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind abgelaufene Kalender, Arbeits- und Fahrberichte, Angebote ohne Auftragsfolge sowie Halbjahresbilanzen – diese können nach Ablauf des Geschäftsjahres entsorgt werden.
Private Rechnungen und Belege zur Einkommensteuererklärung müssen nicht langfristig archiviert werden. Dennoch lohnt es sich, sie nicht voreilig wegzuwerfen – warte zumindest, bis der Steuerbescheid erstellt und geprüft wurde und Bestandskraft erlangt hat. Ausserdem können Quittungen und Rechnungen im Streitfall nützlich sein: Sie helfen, Verjährungsfristen, Gewährleistungsrechte oder Garantien durchzusetzen.
Wer muss sich um die Dokumentation kümmern und wie archiviert man sinnvoll?
Die Verantwortung für die richtige Dokumentenarchivierung trägt die gewerbetreibende Person. Beschäftigte müssen mit den Regelungen vertraut gemacht werden, damit Unterlagen nicht versehentlich entsorgt werden.
Entscheidend ist nicht nur das Sammeln aller Dokumente – wichtig ist, dass du im Bedarfsfall die benötigten Akten schnell findest. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht lässt die Belegmenge über die Zeit leicht unüberschaubar werden.
Eine platzsparende digitale Speicherlösung macht deshalb Sinn: Sie erleichtert die schnelle Suche per Stichwort und ist kostengünstiger als die Papierablage, die Lagerraum braucht. Finanzbehörden akzeptieren Rechnungen und Belege auch in elektronischer Form – manche empfehlen das sogar ausdrücklich, für einige Belege gilt es als Pflicht.
Voraussetzung für die sichere elektronische Speicherung: Die Dateien dürfen technisch nicht verändert werden. Einzeln erstellte Aufzeichnungen müssen einzeln abrufbar sein – keine Sammeldokumentationen.
Daneben gibt es weitere Aspekte, die du beachten solltest: Originalbelege auf Thermokopierpapier – etwa Kassenbelege, Tankquittungen oder Faxe – verblassen mit der Zeit. Wenn diese Belege steuerrelevant sind, müssen sie kopiert und zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.
Egal, wie du die Sicherung organisierst: Alle Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar und jederzeit abrufbar bleiben.
Wichtige Urkunden und Verträge, die gerichtlich noch relevant werden könnten, solltest du aus Sicherheitsgründen im Original aufbewahren. Manche Dokumente werden von Gerichten und Behörden ausschliesslich in Papierform akzeptiert – darunter Bürgschaftserklärungen, Gerichtsurteile und notarielle Beglaubigungen. Sie sind durch Prägungen und Siegel gesichert und nur gültig, wenn alle Siegel, Wasserzeichen, Schnüre oder Nieten vorhanden sind, die bei der Ausstellung angebracht waren. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sollten ebenfalls im Original vorliegen; Rechnungen, Handels- oder Geschäftsbriefe dagegen reichen als Kopie aus.
Was passiert im Fall des Verstoßes gegen die rechtlichen Erfordernisse?
Falsche oder fehlende Archivierung bringt vor allem steuerliche Nachteile. Das gilt genauso für die Nichteinhaltung der gesetzlichen Regelungen.
Eine mangelnde Archivierung begründet keine Ordnungswidrigkeit – Bussen sind also nicht zu erwarten. Fordert das Finanzamt aber Unterlagen an, die nicht mehr vorhanden oder lesbar sind, nimmt es Schätzungen vor – und die fallen in der Regel zu deinen Ungunsten aus.
Anders sieht es bei Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftaten aus. Diese Delikte führen zu Geldstrafen oder im schlimmsten Fall zu Freiheitsstrafen. Ein Unternehmen sollte jederzeit in der Lage sein, den Vorwurf von Gesetzesverstössen durch Vorlage von Unterlagen zu widerlegen.
Wer gesetzeskonform archiviert und die richtigen Fristen und Speicherformen wählt, hat nichts zu befürchten.
Weitere Informationen halten Steuerberaterinnen und Steuerberater für dich bereit.