Einfach nur traditionell oder doch eher altmodisch? Das gute, alte Faxgerät kennen die meisten noch. Aber wie steht es beim Fax um Sicherheit und Datenschutz?
Fax sicherer als Email?
Vielerorts kursiert das Gerücht, die Übertragung per Fax sei sicherer als per Mail. Zugegeben, E-Mails bringen einige Risiken mit sich: Malware über infizierte Anhänge, die unabsichtliche Weitergabe sensibler Daten – und natürlich Spam (der zwar nicht immer schädlich ist, aber trotzdem nervt).
Ein rein analoges Faxgerät kann sich keine Schadsoftware einfangen. Das macht es aber nicht automatisch sicher. Schau dir die Faktoren an, die beim Fax häufig übersehen werden – und die sich nachteilig auf mehr als nur die Sicherheit auswirken.
Keine Verschlüsselung
Faxgeräte nutzen analoge Leitungen. Das ist eine längst überholte Technik. Anders als digitale Leitungen erlauben analoge keine Verschlüsselung. Wer übertragene Dokumente abfangen will, hat es damit leicht – auch wenn sie vertrauliche Informationen enthalten. Das ist ein zentraler Schwachpunkt beim Thema Fax-Sicherheit.
Menschliches Risiko
Wo Menschen agieren, passieren Fehler. Beim Fax ist das besonders heikel: Ein einziger Tippfehler oder Zahlendreher, und das Dokument landet beim falschen Empfänger. Wenn es vertrauliche Informationen enthält, ist der Schaden schnell angerichtet.
Risiko bei Server- und Gerätespeicher
Selbst ältere Faxgeräte speichern Kopien versandter Dokumente. Auf dem lokalen Arbeitsspeicher ist das bei herkömmlichen Geräten meist überschaubar. Kritischer ist der Serverspeicher: Dort können übermittelte Daten monatelang liegen, bis sie von neuen überschrieben werden. Ohne Verschlüsselung ist ein Fremdzugriff jederzeit möglich.
Fehlende Nachverfolgung
Hat der Empfänger das Fax erhalten? Das Gerät sagt dir zwar, ob die Übertragung erfolgreich war – nicht aber, ob das Dokument gelesen wurde oder wer es in die Hände bekommen hat. Die klassische Lesebestätigung, die es bei E-Mails gibt, existiert beim Fax schlicht nicht.
Fremde Augen
Handelsübliche Faxgeräte haben ein Ausgabefach, in dem alle empfangenen Dokumente landen. Dort liegen sie, bis jemand sie abholt. In grösseren Büros teilen sich oft mehrere Mitarbeitende einer Abteilung ein Faxgerät. Bis das Dokument beim richtigen Empfänger ankommt, vergeht Zeit – und etliche andere Augen haben es schon gesehen. Bei personenbezogenen Daten oder sonstigen sensiblen Informationen ist das ein ernstes Problem.
Datenverlust
Das Dokument liegt im Ausgabefach. Laut Übertragungsprotokoll gilt es als zugestellt. Aber was danach damit passiert, weiss niemand: Landet es versehentlich im Papierkorb? Entsorgt es der falsche Empfänger? Wird es beschädigt und damit unbrauchbar? Physische Dokumente sind oft anfälliger als die Daten selbst.
Faxen nur mit zusätzlichen Sicherheitsmassnahmen
Wer trotz all dieser Risiken nicht auf das Fax verzichten will, muss das nicht. Aber der Einsatz einer veralteten Übertragungsmethode macht es nötig, in Sicherheit zu investieren. Online-Faxdienste beseitigen viele der genannten Risikofaktoren. Für physische Faxgeräte sind entsprechende physische Kontrollen sinnvoll.